เครื่องมือช่วย “ทำงานให้เสร็จ”

17 เมษายน 2010 01:17 น. บันทึก , ,

การจัดการสิ่งละอันพันละน้อย รวมไปถึงการบริหารโครงการ ในแนวคิดฝรั่งเค้ามีไว้ดีมาก เรียกว่า Getting Things Done หรือ GTD

ในช่วงที่บริหารองค์กรมาหลายปี ก็ได้ลองใช้เครื่องมือหลากหลายเพื่อบริหาร ตรวจสอบ ฯลฯ ให้งานเสร็จ ทั้งเป็นบอร์ดแปะข้างฝา, สมุดจดร่วมกัน, ซื้อโปรแกรมสำหรับคอมพิวเตอร์ สำหรับเว็บ, ใช้เว็บบอร์ด ฯลฯ จนถึงเขียนโปรแกรมใช้เอง

แนะนำบางตัวที่เคยใช้ และพบว่าดีมากๆ ละกัน

Factory Nova

ใช้เมื่อตอนตั้ง TiGER iDEA แรกๆ หลายปีก่อน ยอมซื้อเพราะสวยและความสามารถสูง มีระบบ Track / แบ่งงานดีมาก มีระบบ Knowledge Management ภายในให้, มีระบบเช็คเมลและผูกอีเมลเข้ากับระบบตามงาน (ตอนนั้นยังไม่มี Gmail) ฯลฯ แต่ในทีมงานบ่นว่าใช้ยาก เลยเลิกใช้ในที่สุด

Factory Nova

Factory Nova

Task Freak

ตัวนี้เป็น Open Source ใช้ง่าย แต่วางแผนงานได้ไม่ซับซ้อน ใช้อยู่พักใหญ่ ทั้งที่เป็นแบบกลุ่มและแบบส่วนตัว

Task Freak

Omni Plan

ตัวนี้ไม่ได้ทำงานบนเว็บ ทำบนเครื่องแมค ลองใช้อยู่พอสมควรแต่ก็ไม่ได้ซื้อ เพราะโปรเจ็ค TiGER iDEA ขณะนั้นยังไม่ใหญ่นัก และไม่มีลูกค้าที่ทำงานเป็นระบบขนาดนี้ จึงทำให้วางแผนเป็น Gant Chart ลำบากมาก แต่ถ้ามีใครถามว่าโปรแกรม Project Management เจ๋งๆ บนแมคคืออะไร ผมก็ตอบ Omni Plan นี่แหละ

Omni Plan

Things

แล้วพอระยะหลังไม่ได้บริหารคนจำนวนมาก กับรับงานหลายทาง กลายเป็นว่าผมเลยหาโปรแกรมที่มาใช้เพื่อติดตามงานสำหรับคนเดียว เจอ Things นี่มาช่วยเปิดจินตนาการและวิธีจัดการงานของผมเลย มันเล็ก มันน่ารัก ใช้แล้วเพลิน มีทั้งบน Mac และ iPhone (ตอนตัดสินใจซื้อลังเลพอสมควรระหว่าง Thing กับ The Hit List ซึ่งเหตุผลที่ Things เฉือนชนะหวุดหวิด เพราะมันเล็กกรุบกริบดี กับ The Hit List มันใช้กราฟฟิคกระดาษมีเส้น ซึ่งผมไม่ค่อยชอบ 😛

Things

Things

การบริหารงานในปัจจุบัน

แต่แล้วปัจจุบันเมื่อย้ายมาอยู่ปาย รับงานผ่านเว็บ ตรวจงานผ่านเว็บ การทำงานต่างๆ จำนวนมากคิดเงินตามเวลาที่ทำ (Manday/Manhour) ทำให้ผมเริ่มเปลี่ยนเครื่องมือในการบันทึกการทำงาน เพราะต้องใช้ระบบจับเวลาเข้ามาช่วยด้วย ตอนนี้ที่คิดว่าระบบที่ลงตัวที่สุดของผมคือ…

การจัดเก็บไฟล์งาน

Things ให้ไอเดียการตั้งชื่อโฟลเดอร์ของผมมากๆ นั่นคือ แบ่งงานไปไว้ใน Area ก่อน เช่น Area ของผม อาจจะชื่อ TiGER iDEA, Vaivai Soft, Small Valley, Madz, Nectec, Sweet and Mellow, Personal, OSEDA

แล้วในแต่ละ Area ก็เก็บไฟล์ที่เกี่ยวข้องไป เช่นเอกสาร, โลโก้, รูป ฯลฯ และผมจะตั้งชื่อโฟลเดอร์นึงว่า Works เพื่อเก็บงาน (Project) ต่างๆ ใน Area นี้ โดยการสร้างโฟลเดอร์ตามชื่อโปรเจ็คไป แล้วครบปี ก็เก็บโฟลเดอร์ที่จบไปไว้ตามชื่อปี เพื่อ Backup งาน

หลังจากนั้น ผมเองก็อยากรู้ว่าตอนนี้ผมมีงานทั้งหมดในมืออะไรบ้าง ผมก็สร้างโฟลเดอร์ Working ไว้อีกที่ แล้วสร้าง Short Cut ของทุก Project มาไว้ที่นี่ ถ้างานไหนเสร็จ ก็ลบ Short Cut ทิ้งไปเลย เร็วดี

ส่วนในแต่ละงาน ผมจะสร้างโฟลเดอร์ย่อยชื่อ Resource เพื่อเก็บไฟล์งานที่ได้จากลูกค้า หลังจากนั้นจะสร้างโฟลเดอร์ v1, v2, v3, … ไปเรื่อยๆ ตามแต่ละเวอร์ชั่น (เมื่อก่อนใช้ r0, r1, r2 ตามคำว่า Revision แต่หลังพอลูกค้าแก้เยอะ พบว่า v4 ดูเยอะกว่า r3 เลยเปลี่ยนเป็น Version ละกัน) และสร้างโฟลเดอร์ Output ไว้เก็บไฟล์ที่ส่งลูกค้า เช่น .jpg

กรณีที่ได้ Resource เพิ่มเติม ก็สร้างโฟลเดอร์ Resource ไว้ใน v1, v2, … ได้

iMenn

การบันทึกเวลาทำงาน

ปัจจุบันลงตัวที่เว็บ Toggl.com ซึ่งผมว่าเป็นระบบที่ให้บริการดีมาก ราคาไม่แพง ถ้าใช้คนเดียวก็ฟรีได้

แต่สิ่งที่ทำให้แบบเสียเงินน่าสนใจมากคือมีระบบวางแผนงานตามรูป

Toggl.com

วิธีใช้ Toggl ที่น่าจะทำให้ง่ายสุด (บันทึกไว้เผื่อน้องๆ ในทีมมาอ่านด้วย :P)

  1. หลังจากสมัครแล้วให้เริ่มจากการใส่ข้อมูล Clients (ลูกค้า) ก่อน
  2. หลังจากนั้น ให้ใส่ข้อมูลโครงการ (Projects) ต่างๆ ซึ่งหลักๆ ก็คือชื่อโปรเจ็ค กับชื่อลูกค้า
  3. เมื่อมีโปรเจ็คแล้ว แนะนำให้สร้าง Planned Task ขึ้นมา เพื่อวางแผนว่าโปรเจ็คควรจะมีงานอะไรบ้าง ใครทำบ้าง
  4. แล้ว Download Client ไปใช้ เพื่อจะทำให้เราไม่ต้องเข้าเว็บตลอดเวลา ก็สามารถบันทึกงานผ่านเครื่องคอม/iPhone ได้
  5. การใช้ Client เริ่มโดยสร้าง New Task แล้วใส่ข้อความอธิบายอะไรก็ได้ แล้วค่อยเลือกโปรเจ็คใน List ที่เคยกรอกผ่านเว็บไว้ หรือมากกว่านั้น หากเรายุ่งๆ ก็ไม่ต้องเลือกโปรเจ็คก็ได้ บันทึกเวลาไปก่อน เดี๋ยวค่อยมาเติมรายละเอียดทีหลัง จะผ่าน Client หรือผ่านเว็บก็ได้
  6. เติมรายละเอียดผ่านเว็บเมื่อจบการบันทึกเวลานั้นๆ ไปแล้ว เพื่อระบุว่า Task (งาน) ที่ทำนี้ ตรงกับ Planned Task (งานที่วางแผนไว้ก่อน) อะไร ซึ่งการเติมรายละเอียดทีหลังได้นี่เองทำให้การบันทึกเวลาสะดวกมาก และเห็นรายละเอียดชัดเจน และแก้ไขเวลาได้อิสระ (กรณีลืมบันทึกเวลาไป)

ซึ่งผมคิดว่า ต่อให้ไม่ต้องการคิดเงินลูกค้าตามเวลา การบันทึกเวลาเหล่านี้จะทำให้เราเห็นประสิทธิภาพการทำงานที่แท้จริงข้องเรา เราอาจจะโกงเวลาก็ได้ แต่เราก็จะเห็นเองว่าเราทำงานส่วนใดมากน้อยเพียงใด (คนค่าแรงชั่วโมงละ 200 บาท ใช้เวลาทำงาน 4 ชั่วโมง คนค่าแรงชั่วโมงละ 400 บาท ก็ควรใช้เวลาทำงาน 2 ชั่วโมงให้ได้งานเท่ากัน) แน่นอนว่าความเป็นจริงนั้นโหดร้ายนัก ถ้ายังไม่อยากยอมรับความจริงก็ไม่ควรใช้ 😛

จะเห็นว่า toggl ไม่ได้เน้นที่การวางแผนงานให้โปรเจ็คจบตามเวลาที่กำหนด (เหมือนโปรแกรมบริหารโครงการทั้งหลาย อย่าง Microsoft Project หรือ Omni Plan) แต่เน้นที่การวางแผนด้าน Resource/เวลาที่ใช้มากกว่า ซึ่งเหมาะกับธุรกิจบริการที่มีปัจจัยควบคุมไม่ได้จำนวนมากอย่างยิ่ง (เช่น ลูกค้าบอกจะให้ข้อมูล แล้วเลทไปมา หลายครั้ง หลายลูกค้า หากเป็น Project Management Software ทั่วไป ได้ปรับกันมือหงิกเลย :P)

การบันทึกเรื่องจิปาถะ

เมื่อผมสร้างโฟลเดอร์ตามโปรเจ็คต่างๆ แล้ว, สร้างโปรเจ็คบน toggl เพื่อจับเวลาแล้ว สิ่งที่เหลือก็มักจะเป็นเรื่องจิปาถะ เช่น url ที่น่าสนใจ, ข้อความ+ไอเดียต่างๆ ของโปรเจ็ค, ภาพประกอบ/screen shot ที่น่าสนใจ ฯลฯ ซึ่งกลายเป็นว่า Things สุดที่รักกลับไม่ค่อยตอบโจทย์ไป เพราะเท่ากับต้องบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อน ตอนนี้ก็เลยกำลังดูอยู่ว่า จะแค่เอาสารพัดไฟล์ใส่ๆ โฟลเดอร์ดี หรือจะซื้อ Yojimbo มาใช้ดี หรือถ้ามีอะไรแนะนำ ก็ยินดีอย่างยิ่งนะครับ

ความคิดเห็น

  1. Designil พูดว่า:
    17 เมษายน 2010 เวลา 01:35 น.

    ขอบคุณมากครับ ได้ความรู้เรื่องการจัดการโฟลเดอร์ที่ดีมาก ๆ ครับ

    ว่าแต่เว็บแอพดังๆอย่างbasecampนี่คุณเม่นลองหรือยังครับ อยากทราบว่าเป็นยังไงบ้าง

    1. iMenn พูดว่า:
      17 เมษายน 2010 เวลา 01:42 น.

      ดูทั้ง BaseCamp กับ Freckle แต่พบว่าแพงไปนิด กับไม่มี Client น่ะครับ มันบันทึกเวลาลำบาก 🙂

  2. Addicted to Love พูดว่า:
    17 เมษายน 2010 เวลา 01:45 น.

    งานของผมไม่ได้ใช้การจับเวลาสักเท่าไหร่ GTD ที่ใช้แล้วถูกจริตมากที่สุดตอนนี้คือ rememberthemilk.com อ่ะครับ เนื่องจากง่าย ไม่ต้องคิดมาก

    ส่วน Time tracking เคยใช้ Rescuetime.com ครับพี่ รู้สึกว่า app เค้า ok เลยนะครับ แต่ยอมรับว่าได้ลองใช้แป๊ปเดียวเองต้องเลิกใช้ เพราะว่า ยังยอมรับความจริงไม่ได้ ฮ่าๆ

    ส่วนระบบการเก็บไฟล์ ก็คล้ายๆกันเลยครับ แต่เนื่องจากผมไม่ได้อยู่ในธุรกิจแบบเดียวกับพี่เลยต่างกันใน detail เล็กน้อย

    ขอบคุณที่นำมาแชร์กันครับ ^^

  3. maew82 พูดว่า:
    17 เมษายน 2010 เวลา 04:28 น.

    กำลังหา Tool ดี ๆ ใช้เรื่องนี้พอดีเลยครับ

    GTD แบบมี Collaboration ดี ๆ ไม่ค่อยมีฟรีเลยครับ

    1. iMenn พูดว่า:
      17 เมษายน 2010 เวลา 10:13 น.

      ลืมบันทึกไปอีกตัวที่เป็นของฟรี คือ Collabtive นะครับ ซับซ้อนนิดนึงแต่น่าจะดีสุดของ Groupware ที่ฟรีแล้วล่ะ 🙂

  4. James พูดว่า:
    17 เมษายน 2010 เวลา 11:45 น.

    ผมใช้ Evernote ครับ น่าจะใกล้เคียงกับ Things ครับ
    แต่ไม่รู้ว่าจะตอบโจทย์ คุณ iMenn หรือปล่าว

    ที่สำคัญ มันฟรีครับ ^^

    1. iMenn พูดว่า:
      17 เมษายน 2010 เวลา 11:51 น.

      เคยใช้อยู่เหมือนกันครับ แต่ผมว่ามันอืดไปนิด หน่วงเครื่องเหมือนกันอ่ะครับ กรณีนี้ผมว่า Yojimbo หน่วงน้อยกว่า

  5. joezine พูดว่า:
    17 เมษายน 2010 เวลา 11:55 น.

    ตอนนี้ผมใช้ DotProject

    แต่ผมว่าสิ่งที่สำคัญมากกว่า Tool คือการ Update Content ใน Tool ครับ

    * พี่เม่นจัดการ Folder งานได้สวยงามมากครับ

  6. teammyteammy พูดว่า:
    17 เมษายน 2010 เวลา 12:04 น.

    ได้แนวคิดการจัดระเบียบ Folder จากพี่เม่นอีกแล้ว

  7. OHM4U พูดว่า:
    17 เมษายน 2010 เวลา 21:27 น.

    ยังใช้ toodledo เป็น GTD หลักครับ เพราะใช้ sync กะ iPod และเป็น webbased ด้วย
    แต่แทบจะไม่ได้ใช้ time tracker เลยแฮะ น่าลองใช้เพื่อประเมินค่าแรงตัวเองเหมือนกัน

  8. p1i3c1h พูดว่า:
    17 เมษายน 2010 เวลา 21:32 น.

    แอบมาสูบความรู้ครับ

  9. KRISS พูดว่า:
    18 เมษายน 2010 เวลา 00:09 น.

    เรื่อง Version งาน พี่ใช้พวก source control ป่าวครับ
    ที่ office ผมใช้ Subversion กับ git อะครับ
    ใช้จนนึกไม่ออกว่าตอนไม่ใช้นั้นมีชีวิตอยู่ได้ยังไง << แหลซะ

    1. iMenn พูดว่า:
      18 เมษายน 2010 เวลา 01:07 น.

      งานกราฟฟิคไม่ได้ใช้ครับ ใช้แค่อย่างที่เห็น สร้างโฟลเดอร์ใหม่ก็จบ

      งานเขียนโปรแกรมพี่จ๋งก็ดันเขียนคนเดียวจนชิน ใช้วิธีการเฉพาะตัวอยู่เรย ยังไม่ได้ใช้พวก Subversion/git เลยครับ 🙂

      1. KRISS พูดว่า:
        18 เมษายน 2010 เวลา 14:21 น.

        จริงๆเขียนคนเดียวก็ใช้ได้นะครับ
        ผมชอบเวลาแตก branch ความคิดไป เผื่อมันกู่ไม่กลับก็ถอยกลับมาได้ ถ้ามันโอเคก็รวมกับตัว stable ได้

        เขียนไป 3 เดือนลืมว่าทำอะไรตรงจุดนี้ๆทำไม ก็ดู comment ได้

  10. Wit พูดว่า:
    18 เมษายน 2010 เวลา 12:10 น.

    ขอบคุณพี่เม่นครับ มีอะไรจะเสริมหลายอย่างเลย เดี๋ยวไล่ไปเป็นข้อๆนะ

    • OmniPlan ผมไม่เคยใช้ แต่เคยเขียน blog เป็นภาษาอังกฤษเกี่ยวกับเรื่อง project management อยู่ทีนึงแล้วมีคนเข้ามาแนะนำให้ลอง Merlin http://www.projectwizards.net/en/merlin/ ดูน่าสนใจดีเหมือนกันครับ แต่ผมก็ไม่เคยลองใช้เอง ใครกำลังมองหาโปรแกรมสำหรับ project management ที่มี gantt chart ด้วยก็ลองดูเป็นทางเลือกได้ครับ
    • การเลือกระหว่าง Things กับ The Hit List ผมเลือก THL ครับ เคยใช้ things มาก่อนเหมือนกันแล้วก็ชอบด้วย แต่พอมาลองใช้ THL กลับชอบการวาง shortcut ของมันมากกว่า ทำให้ทำงานได้ง่ายมาก ตอนนี้ THL ก็ยังคงเป็น beta อยู่ใครอยากลองใช้ก็ไปเอามาใช้ได้เลยครับ เขายังไม่คิดเงินจนกว่าจะออกจาก beta ผมใช้มาจะปีนึงแล้วมันก็ยัง beta อยู่เลย แต่ข้อเสียที่อาจจะขัดใจอยู่ก็คือมันยังไม่ทำ iPhone app ออกมาซะที สัญญาไว้นานมากแล้ว … ผมเคยเขียนเกี่ยวกับ Things ไว้เล็กน้อยก่อนจะมาเจอ THL ที่นี่ครับ http://www.simplywit.net/2009/02/things-task-management-app-for-mac/
    • วิธีการจัดการ folder ของพี่เม่นน่าสนใจมากครับ ผมใช้วิธีคล้ายกันคือแบ่งเป็น Client > Project แต่การจัดเก็บในแต่ละโปรเจคจะต่างออกไปเพราะงานของฝั่ง audio จะมี resource ต่างจากงาน web
    • Toggl นี่ผมกำลังหัดใช้อยู่เหมือนกันครับ ผมเคยได้ใช้ Basecamp อยู่ช่วงใหญ่ๆ มันก็ทำงานได้ดีสำหรับการสื่อสารในองค์กรขนาดกลางที่มีคนจากหลายแผนกเข้ามาอยู่ใน project เดียวกัน แต่ราคามันก็แพงใช้ได้เลยครับ ถ้าคิดจะเอามาใช้กับองค์กรเล็กๆผมว่ายังไม่ใช่ทางเลือกที่น่าสนใจ
    • Yojimbo ก็ยังไม่ได้ลองใช้ครับ แต่สำหรับเรื่องจิปาถะผมมักจะใช้ ShoveBox ครับ http://www.wonderwarp.com/shovebox/ ดูคร่าวๆแล้วน่าจะคล้ายกับ Yojimbo อยู่ จริงๆแล้ว ShoveBox ก็ไม่ใช่ของฟรี แต่มันเคยมาแจกฟรีที่ MacHeist แล้วผมก็ได้รับ license มาเหมือนกัน ถ้าพี่เม่นใช้แล้วชอบก็กระซิบมาละกันครับ 🙂

      • เรื่องของ life management ในแง่มุมที่เกี่ยวกับงานแบบ project-based นี่ผมสนใจมากครับ เคยคุยเรื่องนี้กับ @ohm4u อยู่บ่อยๆเลย ได้แลกเปลี่ยนกันอย่างนี้ก็ดี คนน่าจะได้ประโยชน์กันเยอะ ขอบคุณครับ

  11. อรุช พูดว่า:
    18 เมษายน 2010 เวลา 21:23 น.

    ช่วงนี้ก็กำลังหาๆ ของพวกนี้มาใช้อยู่เหมือนกันเลยครับ อ่านแล้วได้แนวคิดมาก

    ไว้มีอะไรมาแชร์จะมาเขียนไว้นะครับ 555

  12. zika พูดว่า:
    19 เมษายน 2010 เวลา 13:42 น.

    ขอบคุณพี่เม่นมากค่ะที่เอามาเผยแพร่ ^^ กำลังหาจุดลงตัวพอดีเลย

  13. yordja พูดว่า:
    19 เมษายน 2010 เวลา 14:00 น.

    ขอบคุณครับ
    ของผมใช้ Google Calendar Sync กับ Poket Informant (iPhone) ได้ทั้ง Task และ PI เองสร้าง งานแยกตาม Project ได้และยัง Sync กับ Outlook และ Toodledo ได้ด้วย แต่ไม่มี feature ในการสรุปงาน 🙂

  14. nobiak พูดว่า:
    20 เมษายน 2010 เวลา 18:48 น.

    ใช้แต่ iCal อ่ะ low-tech ยินดีต้อนรับ มาตามอ่านคับ
    Update เรื่องชีวิิตในปายหน่อยดิอยากอ่าน

  15. บัวตูม พูดว่า:
    17 พฤษภาคม 2010 เวลา 21:55 น.

    โอว อ่านบทความ ย้อนดูตัว T T

  16. pattaya พูดว่า:
    3 มิถุนายน 2010 เวลา 12:49 น.

    อยากได้บ้างจัง แต่ไม่มีงบ อาศัยของฟรีไปเรื่อยๆละกันเรา

  17. NaiOhm พูดว่า:
    21 กันยายน 2010 เวลา 20:49 น.

    พอดีไปเจอเว็บที่ list รายชื่อเครื่องมือที่ช่วยทำงานให้สำเร็จ เลยเอามาแชร์ครับเผื่อใครจะเจออันที่ถูกใจ http://gtd.jeffsandquist.com/gtd/GTDTools.ashx?NoRedirect=1

    1. iMenn พูดว่า:
      21 กันยายน 2010 เวลา 21:17 น.

      เจี๊ยกกก เยอะมากกกก 😀

  18. NaiOhm พูดว่า:
    4 ตุลาคม 2010 เวลา 10:22 น.

    พอดีผมใช้ Google Apps อยู่ครับ ค้น lab มันไป ๆ มา ๆ ไปเจอตัว Web ที่มันเชื่อมกับ Google Apps ได้ชื่อว่า Insightly

    เท่าที่ลองเล่น ๆ ดูมันก็ใช้วางแผน Project การทำงาน สร้าง Task ตาม Track งานได้ แต่ยังไม่รู้ว่ามันใช้งานไปได้ไกลแค่ไหน มีใครได้เคยใช้แล้วบ้างครับ

  19. Pingback: Virtual office ประสบความสำเร็จด้วยดี : Make THE Difference | พัชร
  20. Pingback: Virtual office ประสบความสำเร็จด้วยดี : Make The Difference | iT24Hrs
  21. Pingback: จัดการงานให้เสร็จ – ตอนที่ 1 - Odoothaidev - We are Odoo professional in Thailand